Αυτό σημαίνει ότι γνωρίζετε ακριβώς για τι είναι υπεύθυνος ο χώρος, οι πωλητές και οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων.

Ο χώρος θα πρέπει να αντανακλά ποιος συμμετέχει. Εάν σκοπεύετε να προσελκύσετε τίτλους ανώτερου επιπέδου, θα πρέπει να επιλέξετε ένα χώρο που θα τραβήξει την προσοχή τους.

Πολλοί χρησιμοποιούν συχνά το “Costco-mindset” και αποτυγχάνουν να αναγνωρίσουν ότι μια μεγαλύτερη λίστα προσκεκλημένων συνήθως ισοδυναμεί με υψηλότερο κόστος. Μην αφήνετε όμως αυτό να σας αποθαρρύνει από την πραγματοποίηση μιας αξιομνημόνευτης εκδήλωσης όσο το δυνατόν – αυτό σημαίνει μόνο να είστε πιο δημιουργικοί για περιττά έξοδα.

Ο προϋπολογισμός σας, υπαγορεύει αυτό που είναι και δεν είναι δυνατό κατά τη διάρκεια της διαδικασίας σχεδιασμού. Ο τρόπος με τον οποίο διαθέτετε τον προϋπολογισμό σας (δηλ. Αίθουσα εκδηλώσεων, catering, ψυχαγωγία και διάφορα έξοδα) είναι το πιο σημαντικό πράγμα που πρέπει να εξετάσετε. Θυμηθείτε να εξετάσετε όλο το δυνητικό κόστος από την αρχή για να αποφύγετε να καταλήξετε με ένα ποσοστό πολύ πέρα ​​από την αρχική σας εκτίμηση.

Η σύνταξη ενός χρονοδιαγράμματος βασισμένου στην προτιμώμενη ροή των δραστηριοτήτων και τις λεπτομέρειες της ημέρας θα επιτρέψει την απρόσκοπτη επικοινωνία μεταξύ εσάς και των βασικών σας πωλητών. Πάρτε αυτό το πρώτο σχέδιο και ρυθμίστε τις ώρες των υπηρεσιών τροφίμων και ποτών με την εταιρεία catering. Αφού επιβεβαιώσετε αυτές τις λεπτομέρειες, στείλτε το δεύτερο σχέδιο στον φωτογράφο σας και επαναλάβετε τη διαδικασία, προσαρμόζοντας τις ανάγκες σας, κ.ο.κ.

Παρόλο που πολλά συμβαλλόμενα μέρη και εορταστικά γεγονότα ενδέχεται να μην έχουν καθορισμένη ατζέντα, η θέσπιση ενός χρονοδιαγράμματος δραστηριοτήτων εξακολουθεί να είναι πολύ σημαντική. Ερωτήσεις που πρέπει να θυμάστε: Πότε φθάνουν οι καλεσμένοι; Πότε πρέπει να είναι έτοιμο το φαγητό; Σε ποιο σημείο θα έπρεπε η ζωντανή μπάντα να κάνει χώρο για τον DJ; Και αν η εκδήλωσή σας έχει πολλά ξεχωριστά κομμάτια, ίσως θελήσετε ακόμη και να φτάσετε μέχρι να δημιουργήσετε ένα minute-by-minute χρονοδιάγραμμα με όλες τις λεπτομέρειες.

Την εβδομάδα που προηγείται της εκδήλωσής σας, θα πρέπει να ακολουθείτε τη λίστα ελέγχου της εκδήλωσης για να διασφαλίσετε ότι εσείς και όλοι οι εμπλεκόμενοι είστε έτοιμοι να πάτε.

Δεν αρκεί να γνωρίζουμε τις λεπτομέρειες της εκδήλωσης. Πρέπει να διασφαλίσετε ότι και όλοι οι άλλοι τις γνωρίζουν. Η υπερ-επικοινωνία είναι πάντα καλύτερη από την έλλειψη επικοινωνίας.

Η διαθεσιμότητα των καλεσμένων σας είναι σε μεγάλο βαθμό εκτός ελέγχου, αλλά ένα πράγμα που μπορείτε να κάνετε για να ενθαρρύνετε τη συμμετοχή είναι να είστε “πάνω” από τις προσκλήσεις και τις επιβεβαιώσεις RSVP.

 

Είναι απαραίτητο να κρατάτε όλα τα εμπλεκόμενα μέρη σε εγρήγορση. Είτε σχεδιάζετε ένα executive γεγονός είτε μια εκδήλωση , η αποστολή εσωτερικών προσκλήσεων, η δημιουργία ημερολογίου για προπαρασκευαστικές κλήσεις, προθεσμίες και το ίδιο το γεγονός θα προλάβει σημαντικές αποφάσεις από το να πάει κάτι στραβά.

Θα πρέπει πάντα να περιμένετε κάτι να πάει στραβά – και να είστε προετοιμασμένοι για αυτό. Aπό τα αναμνηστικά δώρα που αποδεικνόνται λιγότερα μέχρι τις ακυρώσεις της τελευταίας στιγμής. Λύση; Φέρτε επιπλέον προμήθειες, καλώδια, και οτιδήποτε άλλο μπορεί αναλώσιμο μπορεί να λείψει.

Top view business office desk.the notebook,pencil,black coffee,tree,paperclips on wooden table background.