Πώς να διαλέξετε τον κατάλληλο χώρο για την εκδήλωση σας!

Όταν οργανώνετε μια εκδήλωση, αντιμετωπίζετε πολλές αποφάσεις. Η επιλογή ενός χώρου είναι η μόνη απόφαση που θα έχει το μεγαλύτερο αντίκτυπο στην εκδήλωσή σας. Η ημερομηνία του γεγονότος, οι επιλογές catering και οι ευχάριστες εμπειρίες των συμμετεχόντων … επηρεάζονται εν μέρει από τον τόπο που επιλέγετε.
Ακολουθούν κάποιες οδηγίες σχετικά με το πότε πρέπει να αποφασίσετε, τι να εξετάσετε και πώς να κάνετε καλύτερα.

DSC_0907

Πότε να ξεκινήσετε την αναζήτηση ενός χώρου;

Όσο νωρίτερα το καλύτερο. Αφού έχετε κατανοήσει καλά τα παρακάτω 3 πράγματα, μπορείτε να ξεκινήσετε την αναζήτησή σας για έναν τόπο: προϋπολογισμό, εκτιμώμενο μέγεθος εκδήλωσης και απαιτήσεις χώρου.
Ιδανικά, κάντε κράτηση ενός χώρου τουλάχιστον 2-4 μήνες νωρίτερα, ώστε να έχετε αρκετό χρόνο για να σχεδιάσετε άλλα κρίσιμα πράγματα, όπως το catering, προσκλήσεις, κ.ά.

Τι πρέπει να λάβετε υπόψη κατά την αναζήτηση ενός χώρου

Πιθανότατα έχετε το έχετε ήδη εξετάσει αυτό. Για μια τοπική εκδήλωση, μπορεί να ψάχνετε έναν χώρο σε μια λογική απόσταση από τα σπίτια ή τους τόπους εργασίας των περισσότερων παρευρισκομένων. Σε οποιαδήποτε περίπτωση, μην ξεχάσετε να εξετάσετε την κίνηση, τη μεταφορά και την επιλογή στάθμευσης.

Ο χώρος διαθέτει χώρο στάθμευσης ή υπηρεσία στάθμευσης; Ένας χώρος με χώρο στάθμευσης είναι το ιδανικό. Αν δεν συμβαίνει αυτό, υπάρχουν χώροι στάθμευσης γύρω από τους οποίους οι επισκέπτες μπορούν να έχουν πρόσβαση και να χρησιμοποιούν;

Ποια είναι η χωρητικότητα; Θα πρέπει να γνωρίζετε την χωρητικότητα των χώρων των χώρων για λίγους λόγους. Πρώτον, 400 άτομα (εάν είναι το εκτιμώμενο μέγεθος εκδήλωσής σας) δεν μπορούν άνετα να χωρέσουν σε δωμάτιο με χωρητικότητα 250 ατόμων.

 

Ο χώρος διαθέτει κουζίνα και μπορεί να σας παρέχει την υπηρεσία εστίασης; Διαθέτει δυνατότητες AV; Ορισμένοι χώροι διαθέτουν ενσωματωμένο οπτικοακουστικό εξοπλισμό για να χρησιμοποιήσετε και άλλοι θα σας ζητήσουν να το φέρετε εσείς.
Διαθέτει WIFI;

Παρόλο που θα βρείτε το χώρο σας νωρίς στη διαδικασία σχεδιασμού εκδηλώσεων, θα θέλετε να έχετε μια γενική ιδέα για τις δραστηριότητες που θα συμπεριλάβετε, τις ανέσεις που θα χρειαστείτε και τις ανάγκες της ομάδας σας και των παρευρισκόμενων.

Η διάταξη και η κάτοψη θα επηρεάσουν σε μεγάλο βαθμό μερικές διαφορετικές πτυχές της εκδήλωσής σας:
Ροή κίνησης: Σκεφτείτε τη ροή της κυκλοφορίας μέσω του γεγονότος σας. Δραστηριότητες εκδηλώσεων: Αν θέλετε να έχετε κεντρικούς ομιλητές στην εκδήλωσή σας, θα χρειαστείτε είτε ένα podium είτε ένα σημείο για να τοποθετήσετε ένα ενοικιαζόμενο podium. Θα χρειαστείτε μια περιοχή επίδειξης; Θα υπάρχει μπαρ;

Δώστε ιδιαίτερη προσοχή στην υπάρχουσα διακόσμηση μέσα στο χώρο. Τι στυλ είναι η αρχιτεκτονική και τι μεταφέρει το εσωτερικό του κτιρίου; Εάν ετοιμάζετε ένα gala, πιθανότατα θα χρειαστείτε διαφορετικό στήσιμο και διακόσμηση από ό, τι θα κάνατε για μια έκθεση ή παρουσίαση.

Η προσβασιμότητα σημαίνει ότι όλοι, ειδικά εκείνοι που έχουν ειδικές ανάγκες, έχουν πρόσβαση στο κτίριο και στις ανέσεις του. Πριν μπορέσετε να απαντήσετε σε αυτήν την ερώτηση, θα πρέπει να καταλάβετε ποιοι είναι οι παρευρισκόμενοι σας και ποιες είναι οι ανάγκες τους.
Θα γνωρίζετε πιθανώς εάν θα υπάρχουν παιδιά στην εκδήωσή σας, αλλά ίσως να μην γνωρίζετε εάν θα υπάρχουν άτομα με άλλες ειδικές ανάγκες.

 

Έχετε παρευρεθεί σε κάποια εκδήλωση σε χώρο που ήταν η μουσική ήταν τόσο δυνατή, ήταν δύσκολο να ακούσετε τους άλλους, με αποτέλεσμα να μην μπορείτε να ακούσετε τους συνομιλητές σας και να χάσετε τη φωνή σας, όλα σε μια νύχτα; Αυτό οφείλεται στην κακή ακουστική. Η ακουστική είναι απλά μια φανταστική λέξη για το πώς ο ήχος ταξιδεύει μέσω του χώρου. Μια χαμηλή οροφή θα κάνει το χώρο να φαίνεται άνετο, αλλά θα το κάνει πιο έντονο εάν είναι γεμάτο. Εναλλακτικά, ένας μεγάλος χώρος στυλ αποθήκης θα οδηγήσει σε ηχώ ή ποιοι αρχιτέκτονες αναφέρονται ως “αντήχηση”.